Réunion à distance
4 scénarios techniques pour mieux vous préparer

La rencontre de réseau

Le contexte

Un réseau pancanadien qui compte 50 organismes communautaires souhaite organiser une rencontre afin de discuter du nouveau plan d’action présenté par le gouvernement dans leur domaine d’activité.
L’ordre du jour et les autres documents importants ont déjà été envoyés par courriel aux participantes et participants.
Lors de cette rencontre, les membres du réseau seront surtout invités à présenter de vive voix et par clavardage leurs avis sur le plan d’action.

Qui animera cette rencontre ?

Dans ce cas présent, il s’agit d’animer un très grand groupe. L’exercice peut s’avérer difficile pour une seule personne, car il faut faire attention à un certain nombre de paramètres en même temps. Il est donc conseillé de recourir à deux personnes idéalement :
une personne assurant la modération des tours de parole et l’animation générale. 
Cette personne est chargée de surveiller le clavardage et les autres fonctionnalités d’interaction permises par la plateforme choisie. De plus, cette personne s’assure que les interactions sur place ne se font pas trop rapidement : cela permet aux personnes à distance de suivre et de participer facilement.

une personne disponible pour le soutien technique.
Lorsque le groupe est conséquent, il peut être pratique d’avoir une personne uniquement en charge du soutien technique. Cela permet de gérer les éventuels problèmes qui peuvent survenir sans bloquer le groupe et interrompre la présentation. La personne en charge du soutien technique peut contacter directement les personnes ayant un problème (microphone déconnecté, caméra éteinte, etc) pour les assister. Avoir une personne en charge de l’aspect technique de la rencontre est aussi un élément rassurant qui permet une grande réactivité et aide l’animatrice à se concentrer sur le bon déroulement de la discussion en tant que telle.
De quel équipement a-t-on besoin ?

Pour rendre le partage à distance plus agréable, il est conseillé aux participantes et participants de se munir du matériel suivant :

1 ordinateur, 1 tablette ou 1 téléphone intelligent connecté à Internet pour accéder à la solution de réunion en ligne

1 caméra ou webcaméra idéalement haute définition pour que votre image soit de la meilleure qualité possible.

des écouteurs et un microphone pour éviter les interférences et les bruits parasites lorsque plusieurs personnes utilisent le son en même temps.
Comment choisir un outil de webconférence adapté ?

Il est important de disposer d’un logiciel ou d’une application suffisamment stable et flexible.
Cela signifie que le logiciel doit :
s’adapter au maximum aux variations de bande passante (à la qualité de votre connexion internet)
permettre de participer sur différents appareils (ordinateur, tablette, téléphone intelligent)

permettre d’interagir de différentes manières (vidéo, clavardage, audio).

être assez stable pour permettre d’alterner l’affichage entre plusieurs caméras.
Un exemple : Zoom.us utilisé par le CDÉACF

Image 1: Présentation de l’application Zoom Cloud Meetings dans le Google Play.

Image 2: Présentation de l’application Zoom Cloud Meeting dans l’App Store.

Note sur la connexion internet

Une connexion par câble sera généralement plus stable qu’une connexion sans fil via Wifi ou vos données cellulaires (3G, 4G, etc). Il est donc préférable de privilégier une connexion câblée dans la mesure du possible. Cela est d’autant plus important si vous prévoyez un nombre élevé de participantes.

Image 3 : Image de la fiche de branchement d’un câble internet.

Conception rédaction	Lise Chovino
(Centre de documentation sur l’éducation des
adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Appuyée par	François Dallaire
(Centre de documentation sur l’éducation des
adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Graphisme	Studio LT	
		
Relecture	Héloïse Panhard	
		
Publié par	Centre de documentation sur l’éducation
des adultes et la condition féminine
CDÉACF

Téléphone : 514 876-1180
Téléphone sans frais : 1-866-972-1180
Courriel : info@cdeacf.ca
Site internet : www.cdeacf.ca

Montréal, novembre 2018	
	Ce projet est financé par le Programme d’action communautaire sur le terrain de l’éducation (PACTE) du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec.